Freie Software für die Kommunikation im Homeoffice - Erfahrungsbericht

Bedingt durch die aktuelle Situation um COVID-19 stehen viele Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Mitarbeiter am Heimarbeitsplatz miteinander zu vernetzen.

Auch bei credativ wird zur Zeit größtenteils von zu Hause gearbeitet, was die interne Kommunikation verändert hat.

Obwohl wir bereits Erfahrung mit Kollegen im Homeoffice haben, mussten auch wir uns an die neue Situation anpassen.

Eine beinahe komplette Betriebsumstellung auf die Arbeit im Homeoffice beeinflusst die Gewohnheiten der Kollegen deutlich. Doch die gewonnenen Erfahrungen können wir mit in die Zukunft nehmen und auch an unsere Kunden weitergeben.

Wir möchten daher einen kurzen Einblick in von uns verwendete Systeme und deren Nutzungsmöglichkeiten geben. Dabei setzen wir ausschließlich auf selbstgehostete und -verwaltete Dienste, um unabhängig von (möglicherweise überlasteten) externen Diensten zu sein.

Mumble – Voice-Chat und Telefonkonferenzen

Eines unserer ersten Probleme war, eine geeignete Alternative für interne Telefonkonferenzen zu finden. Der von uns bevorzugte Dienst war überlastet und Einwahlen waren kaum mehr möglich.

Unsere Anforderungen an Telefonkonferenzräume sind hoch. Team-Meetings, Koordination von Aufgaben sowie Projektbesprechungen finden regelmäßig statt, und erfolgen normalerweise in unseren Besprechungsräumen vor Ort. Eine weitere Hürde im Homeoffice ist die fehlende, direkte Kommunikation innerhalb von Teams, die sonst räumlich verbunden sind und für kurze Absprachen und Wissensaustausch auf die Kollegen zurückgreifen können.

In allen genannten Szenarien bringt uns Mumble aktuell sehr weit. Mumble ist ein einfach gehaltener Sprachchat, der in verschiedene Räume gegliedert werden kann und rollenbasierte Berechtigungen ermöglicht.

Durch den sehr sparsamen Umgang mit Systemressourcen und Bandbreite kann der Client im Hintergrund laufen. Bei Bedarf wird das Mikrofon aktiviert, sodass man sich mit den Kollegen austauschen kann.

Als hilfreich haben sich besonders temporäre Räume erwiesen, die für kurze Besprechungen, z.B. als Ersatz für Telefonkonferenzen, genutzt werden.

Clients sind für alle gängigen Betriebssysteme und mobilen Endgeräte verfügbar. Mumble ist 100% freie Software. Das Projekt bringt stolze 15 Jahre an Erfahrung und Entwicklung mit.

Jitsi – Videokonferenzen und Desktopsharing

Jitsi ist eine Sammlung freier Software zur Realisierung von Videokonferenzen und Chats.

Seit 2015 ist eine direkte Browser-Unterstützung per WebRTC vorhanden, was den Einstieg sehr einfach gestaltet. Es ist keine zusätzliche Software auf dem Client nötig. Natürlich sind zusätzlich Apps für Android und iOS verfügbar.

Bei credativ wird Jitsi aktuell für Videokonferenzen und Desktopsharing verwendet. Den reinen Sprach- oder Textchat lösen wir mit Mumble und Mattermost.

Durch den Ansatz, WebRTC-Clients direkt miteinander zu verbinden, sind die Anforderungen an die Infrastruktur überschaubar. Etwas aufwändiger gestalten sich Regeländerungen im Routing und in der Firewall, um die Kommunikation der Clients zu gewährleisten und somit einen stabilen Betriebszustand zu erreichen.

Selbstverständlich ist auch Jitsi freie Software und kann auf eigener Infrastruktur betrieben werden.

Mattermost als Chat-Dienst

Seit Anfang 2019 setzt credativ auf Mattermost als internen Messenger. Dies hat eine Kombination aus mehreren Diensten abgelöst und die Kommunikation im Unternehmen deutlich verbessert.

Teams oder Projektgruppen organisieren sich in eigenen Kanälen, Mitarbeiter können sich direkt untereinander austauschen.

Einer der großen Vorteile ist die geringe Hürde zur Nutzung. Die Benutzeroberfläche ist einfach und logisch strukturiert. Benutzer anderer Chat-Clients können Mattermost ohne große Umgewöhnung verwenden.

Weiterhin spricht die Verfügbarkeit auf allen gängigen (mobilen) Endgeräten, sowie die mögliche Nutzung im Webbrowser für Mattermost.

Durch sogenannte Integrationen ist Mattermost sehr flexibel mit Informationen aus anderen Diensten erweiterbar. Besonders nennenswert sind hier z.B. Verknüpfungen mit Ticketsystemen, GitLab/GitHub, Monitoring oder Deployment-Tools.

Unterstützung

Falls Sie Unterstützung beim Einsatz von Mumble, Jitsi, Mattermost oder anderer freier Software zur Kommunikation benötigen, steht Ihnen unser Open Source Support Center zur Verfügung – Falls gewünscht auch 24 Stunden am Tag, an 365 Tagen im Jahr.

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.